Jonas Söderström ger en samlad bild av de svårjobbade datasystem som förvandlar arbetsplatser till ett helvete av stress och frustration.

Läget är så allvarligt att det är befogat att parafrasera Churchill: aldrig förr har så många kommit undan med så mycket – och tagit så hutlöst betalt för det. Ingen bransch kommer undan med så usla produkter som de företag som säljer de frustrerande dåliga datasystem som folk kämpar med på sina arbetsplatser. Jonas Söderström har skrivit den första boken på svenska om vår tids största arbetsmiljöproblem.

Jag vill börja med en personlig historia. En av de vanligaste saker man gör på en bokhandel är att printa ut etiketter med streckkod och pris. Jag jobbade tidigare på Akademibokhandeln. I det datasystem som fanns när jag började, hopsnickrat av två personer som själva arbetade inom företaget, räckte det med en knapptryckning för att få ut en etikett ur skrivaren. Koncernledningen bestämde att butikskedjan skulle byta till ett affärssystem från tyska SAP, ett dataprogram som hade det förtroendeingivande smeknamnet ”Tysklands hämnd”. Under ett drygt års tid sysslade ett gäng konsulter med att modifiera systemet efter bokhandelns behov: hur mycket de fakturerade fick vi aldrig veta. Sedan kom den stora dagen när vi som arbetade på butiksgolvet skulle utbildas i det nya systemet. Vi fick en pärm. Instruktionerna för att printa ut en streckkod upptog två sidor i pärmen. För att skriva ut en prisetikett var man tvungen att utföra sexton olika moment. Det nya systemet var kort sagt ett skämt, och då har jag ännu inte sagt något om hur dåligt anpassat det var för den allra vanligaste grejen man gör i en bokhandel, nämligen söker efter böcker.

Jävla skitsystem är full av den sortens historier. Vi har inte fått artificiell intelligens: det här är vad vi fick istället. Medan visionärerna pratar om artificiell intelligens som om det var ett faktum att den sortens teknologi står och väntar på oss, bara några få år in i framtiden, kämpar folk på de flesta arbetsplatser med en härva av svårjobbade program. Vilket it-helvete kommer ”the internet of things” att öppna dörren till?

Till de mest oroväckande avsnitten i Simma med hajar, Joris Luyendijks reportagebok om Londons finansbransch, hör det som bankernas it-specialister berättar för honom. Datasystemen är ett skatbo av provisoriska lösningar, som har byggts på allteftersom banker med väsensskilda verksamheter har köpt upp varandra eller slagits ihop. Vägrar något system att starta är det deras jobb att lappa och fixa. När de påtalar riskerna med dessa bräckliga och oöverskådliga systembyggen får de inget gehör från sina chefer.

”Varje katastrof betraktas som en enstaka händelse, en oturlig avvikelse”, skriver Söderström. Han har arbetat med att utveckla användarvänliga datasystem sedan tidigt 90-tal och har tröttnat på att ingen drar någon samlad slutsats av alla dessa upprepade it-fiaskon. Systemet Prio, som togs i bruk 2012, fick ”hela försvarets materielförsörjning att kollapsa”. Verkstaden i Skövde ”var inom kort nere på tre (!) procent av sin kapacitet.” PMO, ett journalsystem för sjukvården, var så dåligt att skyddsombud från fyra fackförbund anmälde det till Arbetsmiljöverket.

I vissa stockholmsskolor kan det i värsta fall ta en halvtimme för eleverna att logga in på sina datorer. Avtalet med Volvo IT, som har levererat systemet, ”pekas ut som en av huvudorsakerna till att de flesta skolor i dag dras med ett underskott”, enligt Dagens Arena (21/3 2013). ”Den besparing man hoppades uppnå har uteblivit. I stället har notan stigit från 135 miljoner kronor till 343 miljoner”. Världens största civila it-satsning, ett nytt system för den brittiska sjukvården, var så misslyckat att det kastades på sophögen efter nio års arbete och en kostnad på 150 miljarder kronor.

Det pris vi betalar för allt det här mäts naturligtvis inte bara i pengar. Anekdoterna om hopplöst svårjobbade system är toppen på ett isberg av stress, magvärk, utbrändhet och stum frustration, skriver Söderström. Enligt honom har den psykiska stressen på arbetsplatserna ökat markant sedan slutet av 90-talet, till stor del på grund av skitsystemen. När folk inte kan göra sitt jobb på grund av att deras datasystem motarbetar dem vänder de sin ilska inåt och förlorar självförtroendet. ”Jag har föreläst om it i arbetslivet för tusentals personer, i många branscher, från både privat och offentlig sektor”, berättar Söderström. ”Det är påtagligt hur många som efteråt gör sig besvär med att komma fram och prata.” Nästan alla säger samma sak: ”Nu förstår jag att det inte är mig det är fel på.”

Antalet system som vi förväntas sköta har exploderat. På en liten livsmedelsbutik i Värmland räknar Söderström till 24 separata datasystem för kassa, post, Svenska Spel, reklamutskick, varubeställningar, kundkort och annat. Hemtjänsten i Göteborg har över tjugo system och landstinget i Norrbotten 73. Dessa system kan komma från olika leverantörer och samarbetar givetvis inte med varandra. Samma kortkommando kan betyda ”beräkna pris” eller ”stäng utan att spara” – det gäller att hålla reda på vilket av dina drygt tjugo program du för tillfället arbetar i. Det är upp till den enskilde anställde att få tillvaron på arbetsplatsen att fungera hjälpligt trots de hopplösa förutsättningarna.

Det här är inte NASA:s senaste karta över universum, utan en visualisering av Försäkringskassans samlade IT-system, hämtad från Söderströms sajt Jävla skitsystem.

Systemen gör att vi måste hålla mer i huvudet, inte mindre, skriver Söderström. I ett program för tidrapportering ska arbetad tid skrivas in som delar av timmar med decimalpunkt (enligt amerikansk standard) istället för decimalkomma. Glömmer du det och skriver in 7,5 timmar får du inget felmeddelande. Istället registrerar programmet 75 timmar och i slutet av månaden väntar ett trevligt litet helvete när någon upptäcker att siffrorna inte stämmer och man måste reda ut hur mycket var och en egentligen har jobbat.

Lärare som ska sätta betyg på sina elever upptäcker att vissa klasser inte går att hitta. Betygssystemet importerar nämligen sina uppgifter från en databas som bara kan hantera nio lärare per klass, men på skolan i Söderströms exempel kan varje klass ha upp till femton lärare. Skolans administratör var tvungen att gå in och radera några lärare ur databasen för att kunna lägga in nya, och sedan ta bort dem så att nästa grupp lärare kan lägga in sina betyg.

Det mest anmärkningsvärda med alltihop är den totala uppgivenheten inför de förnedrande datasystemen. Om nu inte skamlös arrogans är ett bättre ord: chefernas svar när någon klagar förtjänar verkligen att uppmärksammas. I vilken annan bransch kan man säga ”Det är omöjligt” med samma tonfall, som om den som klagar på ett dataprogram ville ändra en naturlag?

Polisens nya system Pust Siebel blev ännu ett stort svenskt it-fiasko. När Rikspolisstyrelsens sektionschef Mikael Ekman fick frågan hur det kunde gå så illa svarade han: ”Det gick inte att göra på något annat sätt.” Socialsekreterarna i Göteborg klagade på att deras nya system var omöjligt att arbeta med (de kunde aldrig vara säkra på att utbetalningsbeslut verkställdes trots att de tryckt Enter), varpå deras arbetsgivare erbjöd följande lösning: kom in och jobba före ordinarie arbetstid och stanna kvar längre på kvällen. Då är belastningen på systemet lägre och det kommer förhoppningsvis att fungera lite bättre. Har lönesystemet betalat ut tusentals felaktiga löner? HR-chefen i Botkyrka beklagar att det hänt, men tillägger att de anställda måste räkna med att lönerna kan bli fel även under hela nästa år.

Fackförbunden har inte varit till någon hjälp. I fackförbundet ST:s tidning fick medlemmarna följande råd om dåliga it-system höll på att göra dem tokiga: ”Gilla läget och andas djupt.” Tidningen citerade också en mindfulnessexpert: ”Väldigt mycket av vår stress orsakas inte av vad som sker, utan av våra tolkningar av situationen.”

I det läget börjar folk improvisera. Söderström berättar om restaurangen där hovmästaren bockar av gästerna på sin plattskärm med något de först tror är en ”modern, högteknologisk touchpenna”. I själva verket ritar han ett kryss direkt på skärmen eftersom bokningssystemet är så trögt: ”När kvällen är slut torkar jag bara av bildskärmen, det funkar jättebra.” På en vårdavdelning ska patienterna själva skriva in sina uppgifter för att spara tid åt personalen, men så fort datorn i väntrummet är inaktiv loggas den ut. Detta är omöjligt att ändra, förklarar it-avdelningen. Varje gång de får en ny patient måste sköterskorna springa dit och logga in. De tröttnade snart på det och placerade datorns mus på en provrörsvagga: vaggan håller musen i rörelse och datorn loggas aldrig ut.

Jävla skitsystem är en utökad och omarbetad version av en bok som kom första gången 2010. ”Det är tyvärr inte så att jag kunnat lyfta bort gamla exempel och fallstudier för att de problem de beskrev har försvunnit eller lösts”, konstaterar Söderström. ”Tvärtom har det ofta varit plågsamt att se att exakt samma problem som drabbade användarna 2003, 2006 och 2009 dyker upp igen och igen”. Enligt en svensk undersökning från 2007 överskrider 40 procent av it-projekten sin budget, 48 procent blir försenade och 82 procent ger missnöjda kunder. Varje gång ett nytt system lanseras påstås det spara tid och underlätta arbetet. Söderström visar att något annat händer: trots att datorerna blir allt snabbare går det inte att se att de har bidragit till någon höjning av produktiviteten.

”Vi har byggt it-system i femtio år vid det här laget”, påminner Söderström. Varför blir det aldrig bättre? Södertörns högskola dokumenterade vad de måste göra för att betala en faktura: det blev 26 sidor skärmdumpar. Ändå kan betalningar göras smidigare, det visar varje välfungerande webbutik. Mobilkameran, Facebook och de andra system vi använder på fritiden klarar av att samarbeta. De är kanske rent av lite för bra på det.

Insikten om vad det egentligen handlar om gömmer sig djupt inne i Söderströms bok. Det är inte ett it-problem utan ett ledarskapsproblem. Företagsledningarna har ingen aning om verksamheten och härskar genom att sprida vaga floskler omkring sig – därför går det som det går när de ska upphandla nya datasystem. Enligt lagen måste allt som polisen gör loggas, men den som skötte upphandlingen missade den detaljen. Hemtjänsten i Sundsvall använder femton olika system, men när de vill veta hur många olika personer som kommer hem till varje pensionär – den fråga som är viktigast för pensionärerna – måste de använda papper och penna.

Vad beror den dåliga ledarskapskulturen på? En förklaring, tror jag, är att chefer inte längre gör karriär från golvet. De landar i helikopter med ett exemplar av Lean management for dummies i handen. Någon branscherfarenhet behövs inte eftersom ledarskapsprinciperna antas vara desamma överallt, från hemtjänsten till bilfabriken.

Oerfarna chefer, skriver Söderström, får lätt en övertro på statistik. De låter sig luras när datasystemens försäljare lovar att ännu mer siffror ska ge dem en oöverträffad inblick i verksamheten. Men med statistik är det så att vad man får ut beror på vad som stoppas in. En sjuksköterska berättar att hon måste registrera varje uttjänt batteri som hon lämnar till återvinningen. Det har hon inte tid med, alltså fyller hon i lite siffror på måfå ibland, för att hålla datasystemet på gott humör.

Söderström har varit med så länge att han kommer ihåg SAS-chefen Jan Carlzons bestseller Riv pyramiderna (1985). Carlzon hade en radikal syn på hur många rapporter ett företag behöver: ”Vi avskaffade alla rapporter. Bara de som då verkligen saknades fick återuppstå.” Digitaliseringen har inneburit en enorm byråkratisering av alla arbetsplatser, menar Söderström – en byråkratisering som inte mäts i antalet anställda pappersvändare men i antalet datasystem och de mängder av data de genererar. På grund av all administration kan en läkares patienttid vara så låg som 19 procent.

Vad bör göras? Söderströms svar är sövande självklart: systemen måste utgå från användarnas behov. Enhetliga jättesystem som SAP kommer aldrig att fungera bra hur mycket de än anpassas: det är som om en busstillverkare lovar klistra på ett par vingar om kunden vill ha ett flygplan. Att svaret är så enkelt gör mig en aning orolig. Trots att bättre it-system inte kräver mer än ett minimum av sunt förnuft har vi misslyckats – så hjälplöst kan det sunda förnuftet vara i arbetslivet. Det finns en risk att även de uttryck som Söderström själv använder – ”effektkarta”, ”användningsmål”, ”consumer-grade usability” – kan stelna till ett nytt managementspråk och införlivas med den floskelgröt han vill avskaffa.

Till dem som kämpar med omöjliga it-system och oförstående chefer har Söderström några praktiska råd. Vi har en bra arbetsmiljölag – tillämpa den. Ställ tuffare krav – att de anställda inte får vara med och påverka de nya system som köps in är ett lagbrott. Protestera – det lönar sig!

Jonas Söderström
Jävla skitsystem! Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet – och hur vi kan ta tillbaka kontrollen.
Karneval förlag

_____

Boken gavs ut 2015; min recension skrevs för tidskriften Respons, men kom aldrig att publiceras, därför har jag lagt ut den här.

Besök Söderströms sajt Jävla skitsystem som uppdateras fortlöpande med nya inlägg om IT och arbetsliv.